A sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa e eleger prioridades virou um dilema. Para piorar, as ferramentas que deveriam agilizar o trabalho, como e-mail e celular, acabam interrompendo o ritmo e diminuindo a produtividade. Uma pesquisa realizada com 962 profissionais brasileiros pela Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo, mostrou que 22% dos entrevistados gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails e navegando pela internet, para fins profi ssionais ou não.
Dentre eles, 92% fazem isso durante o expediente. Reuniões e interrupções em excesso também estão na lista dos vilões da produtividade. Quando assumiu a gerência de compras e planejamento estratégico da Johnson & Johnson, em São José dos Campos (SP), o economista José Carlos Pereira do Nascimento, de 54 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupções. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de uma só vez.
As reuniões, no entanto, nunca foram problema. “Na Johnson’s, elas têm hora para começar e para terminar”, diz. O segredo, ensina, é definir os participantes com antecedência e ter clareza dos objetivos do encontro. “Reuniões com mais de uma hora e meia, que têm mais de oito participantes estão fadadas ao fracasso”, diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de São Paulo.
Uma maneira que algumas empresas encontraram para aumentar a produtividade foi buscar soluções coletivas. Há casos em que o acesso à internet, a contas de e-mail e a programas de mensagens instantâneas, como o MSN, são restritos a determinadas áreas ou horários do dia — ou até mesmo proibido.
Planejamento e disciplina são as chaves A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, tem a Campanha da Produtividade. O objetivo é orientar seus profissionais a organizar melhor o período de trabalho para que tenham mais tempo fora dele. “Já conseguimos reduzir em 87% a jornada nos fins de semana”, diz André Camargo, superintendente de gestão estratégica da empresa. Há vários fatores que podem melhorar a produtividade.
Mas, segundo Paulo, os dois pontos básicos são planejamento e disciplina. De acordo com uma pesquisa realizada em 2005 pela FranklinCovey com 12 000 trabalhadores do mundo todo, apenas um em cada três planeja seu trabalho. “Ter a disciplina de sentar para planejar e depois colocar em prática o que planejou é o segredo do sucesso”, afirma Paulo. Hoje, as empresas buscam profi ssionais produtivos, e não workaholics.
POR QUE É UM VILÃO?
• O brasileiro gasta, em média, três horas por dia com e-mails*.
• O aviso de novos e-mails fica ativado e a cada nova mensagem as pessoas param tudo para conferir.
• Em geral, falta foco nos textos, o que gera perda de tempo lendo mensagens.
• Caixa de entrada cheia dá a sensação de que as tarefas não são executadas e difculta a busca de informações importantes.• Em geral, não há um método de acesso a e-mails. A consulta à caixa postal é aleatória.
SAIA DESSA
• Defina horários durante o dia para ler seus e-mails.
• Desligue o aviso de recebimento de novas mensagens.
• Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. A capacidade de fala é mais rápida que a de escrita.
• Escreva e-mails objetivos.
• Deixe na caixa de entrada apenas itens em execução. Ao ler e-mails, resolva o que der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos.
• Crie pastas personalizadas, para não perder tempo atrás de informações específicas.
INTERNET E-MAIL (SITES, MSN, FACEBOOK)
POR QUE É UM VILÃO?
• A navegação consome tempo sem que você perceba, e é fácil pular de link em link e perder o foco. Sites de comunidades virtuais, bate-papo e afins são viciantes.
• Os programas de mensagem instantânea, como o MSN, interrompem as tarefas a todo momento.
• Webmail pessoal é a categoria mais acessada pelo brasileiro em horário de expediente e pode distraí-lo por um bom tempo.SAIA DESSA
• Estabeleça uma política pessoal de acesso à internet durante o expediente. Deixe a navegação de “lazer” para horários de pausa no trabalho.
• Tenha sempre em mente o que deseja procurar na rede. Com um objetivo claro, fica mais difícil se perder entre um link e outro.
• Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa. Reserve horários pós-expediente para essa função.
• O MSN pode ser uma ferramenta muito útil, mas tenha um endereço pessoal e outro profissional. Durante o expediente, use apenas o corporativo e o acesse para conversas rápidas e para adquirir informações simples.
TELEFONES
POR QUE É UM VILÃO?
• Tiram a atenção de tarefas importantes ao longo do dia.
• Consomem muito tempo sem que isso seja percebido.
• Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar extremamente sem foco e complexa.
• Mesmo que não sejam atendidos, os telefonemas podem interromper e tirar a concentração de uma tarefa.
• Se o celular tocar ou for atendido no meio de uma reunião, por exemplo, pode ser visto como falta de educação.SAIA DESSA
• Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho — caso não tenha secretária, é claro.
• Se tiver tempo disponível, atenda imediatamente. É mais rápido do que acessar a caixa postal, anotar o recado e retornar.
• Reserve um tempo na agenda para retornar as ligações.
• Mantenha o foco da conversa.
• Quando viajar, combine um horário no escritório para você ligar e resolver todos os problemas de uma só vez.
• Em reuniões ou compromissos mais formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado.
REUNIÃO
POR QUE É UM VILÃO?
• Em geral, elas não têm planejamento e objetivos definidos, o que leva à perda do foco.
• O horário determinado para o início não é respeitado e não há horário de término estipulado.
• Participam pessoas demais ou que não têm a ver com o assunto, resultando em excesso de conversas paralelas.
• Os participantes não se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo.
• Não há determinação de tarefas com datas e responsáveis, o que torna o resultado vago.SAIA DESSA
• Defina os objetivos da reunião e os tópicos do que deve ser discutido e distribua a pauta com antecedência aos participantes.
• Determine um horário de início e término e seja rigoroso no seu cumprimento.
• Convoque poucas pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto — o ideal é no máximo oito participantes.
• Não deixe que ela dure mais de 1 hora e meia.
• Ao final, defina e deixe claro as tarefas, as datas e os responsáveis por cada uma elas
CAFEZINHOS E CONVERSAS DE CORREDOR
POR QUE É UM VILÃO?
• Quando são frequentes atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de dez minutos por dia, por exemplo, desperdiçam pelo menos uma hora diária.
• Às vezes, uma simples parada se torna uma pequena reunião ou um miniencontro social, que pode tomar muito mais tempo do que o necessário.
• Ao estender o papo, você pode receber informações e tarefas importantes, que poderão ser esquecidas pela informalidade da discussão.
• A eliminação dos fumódromos nas empresas fez com que muita gente perca ainda mais tempo saindo para fumar em áreas abertas.SAIA DESSA
• Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Peça sempre a formalização por e-mail.
• Se a conversa se prolongar, seja objetivo e corte rapidamente.
• Procure agrupar seus horários de cafezinho no retorno de reuniões ou próximos ao retorno do almoço, pois são momentos em que você já está em deslocamento.
• Talvez seja uma boa hora de largar o cigarro.
INTERRUPÇÕES NA MESA DE TRABALHO
POR QUE É UM VILÃO?
• Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe.
• Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentração.
• Se somadas ao longo do dia, representam uma boa parte do tempo de trabalho.
• Para quem não sabe dizer “não”, podem significar acúmulo de tarefas extras.
• Algumas pessoas criam o hábito de sempre interromper os outros para resolver os seus problemas — que nem sempre são urgentes.SAIA DESSA
• Seja assertivo e diga “não” quando necessário.
• Quando preciso, deixe claro que não pode ser interrompido e tente criar uma política no escritório para que todos respeitem esse período.
• Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte e avalie se é realmente importante. Se não, negocie uma data para resolver o problema.
• Se aceitar a interrupção, diga quanto tempo tem disponível.
Fontes: Você SA – Campal